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Soprintendenza archivistica della Sardegna

Scuole

Natura giuridica degli archivi scolastici

Come per gli altri Enti pubblici, anche gli archivi e i singoli documenti delle scuole sono beni culturali di per sé e sin dalla loro formazione (D. Lgs 42/2004 Codice dei beni culturali e del paesaggio, art.10 comma 2) e, in quanto tali, sono assoggettati alla disciplina del citato Codice.

Obblighi conservativi a carico degli istituti scolastici

Il Codice dei beni culturali e del paesaggio pone a carico di tutti gli Enti pubblici - e dunque anche delle scuole di ogni ordine e grado - l’obbligo di garantire la sicurezza e la conservazione dei beni culturali di loro appartenenza, tra cui gli archivi scolastici, nonché il dovere di favorirne la pubblica fruizione e la valorizzazione, fissandoli nel luogo di loro destinazione nel modo indicato dal Soprintendente archivistico (D. Lgs 42/2004, art.1 comma 3 e art. 30 commi 1 e 2), individuando perciò dei depositi che garantiscano una adeguata conservazione, salubri dal punto di vista igro-climatico e dotati dei necessari presidi di sicurezza antincendio e anti-intrusione.

I medesimi soggetti hanno altresì l’obbligo di conservare i propri archivi nella loro organicità e di ordinarli, di inventariare gli archivi storici costituiti dai documenti relativi agli affari esauriti da oltre 40 anni ed istituiti in sezioni separate, e di trasmettere copia degli inventari e dei relativi aggiornamenti alla Soprintendenza e al Ministero dell’Interno per l’accertamento dell’esistenza e della natura di atti non liberamente consultabili (D. Lgs 42/2004, art.30 comma 4 e art.125).

Qualsiasi intervento sugli archivi scolastici è dunque soggetto ad autorizzazione preventiva del Soprintendente archivistico competente sulla base di quanto disposto dall'art. 21 del D. Lgs 42/2004.

In particolare si segnala che lo scarto non autorizzato della documentazione degli archivi degli Enti pubblici costituisce reato, ai sensi della legislazione vigente.

Normativa

I principali riferimenti normativi sono segnalati nel sito del progetto Archivi scolastici, a cura della Direzione Generale Archivi, Servizio II. 


Strumenti per la gestione documentale

Sullo stesso sito sono pubblicati: 
• Linee guida per gli archivi delle istituzioni scolastiche
• Piano di conservazione e scarto per gli archivi delle Istituzioni scolastiche (massimario) 



Ultimo aggiornamento: 25/03/2021