Soprintendenza archivistica della Sardegna

Scuole

Nuovi strumenti a supporto della gestione documentale delle Istituzioni scolastiche

Ai seguenti link è possibile scaricare:

I. Linee Guida per la gestione documentale delle Istituzioni scolastiche (Allegato n. 1)
Le Linee Guida rappresentano un framework per la gestione documentale, forniscono una prima illustrazione dei meccanismi organizzativi di tenuta e conservazione della documentazione “scolastica”, nonché una descrizione sintetica dei principali strumenti da utilizzare: format di Manuale di gestione; Titolario di classificazione; Massimario di conservazione e scarto; Sigillo – Firma Elettronica Avanzata.

II. Format di Manuale per la gestione dei flussi documentali delle Istituzioni scolastiche (Allegato n. 2)

Il format rappresenta uno schema di riferimento per la redazione, da parte di ogni Scuola, del Manuale di gestione documentale. Si ricorda che tale documento organizzativo, come indicato nelle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, adottate dall’AgID con Determinazione n. 407/2020 del 9 settembre 2020 ed in seguito aggiornate con Determinazione n. 371/2021 del 17 maggio 2021, rappresenta un adempimento obbligatorio in capo a tutte le Pubbliche Amministrazioni.
Il format:

  • è stato predisposto in condivisione con il Ministero della cultura e con le Soprintendenze archivistiche, con le quali ciascuna Istituzione scolastica è opportuno si rapporti in fase di adozione del Manuale, secondo quanto previsto dall’art. 44, comma 2), lettera h), del DPCM 2 dicembre 2019, n. 169.
  • descrive il sistema di produzione e gestione dei documenti e contiene istruzioni di dettaglio per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.
  • rappresenta un modello standard, che deve essere adattato rispetto alle caratteristiche, esigenze e necessità del singolo Istituto.

III. Titolario unico di classificazione per le Istituzioni scolastiche (Allegato n. 3)

Il Titolario, che rappresenta un aggiornamento di Titulus Scuola (Allegato alla Circolare n. 8 del 24 gennaio 2017 del Ministero dei Beni e delle Attività Culturali e del Turismo), supporta le Istituzioni scolastiche nella classificazione dei documenti, nonché nella corretta formazione e gestione degli archivi delle Scuole. Esso è articolato su due livelli: il primo livello (Titolo) definisce i titoli di classificazione dei documenti, mentre il secondo livello (Classe) elenca le specifiche classi incluse all’interno di ciascun titolo. Si precisa che tale strumento deve essere adottato da tutte le Istituzioni scolastiche, senza la possibilità di apporre modifiche allo stesso

IV. Massimario di conservazione e scarto per le Istituzioni scolastiche (Allegato n. 4)

Il Massimario, che rappresenta un’evoluzione del Piano di conservazione e scarto per gli archivi delle Istituzioni scolastiche (Allegato 1 alle Linee Guida per gli archivi delle Istituzioni scolastiche, elaborate dalla Direzione generale Archivi del Ministero della cultura nel dicembre del 2005), supporta le Scuole nello svolgimento delle operazioni di scarto. Esso descrive le informazioni relative ai tempi, ai criteri e alle regole per la conservazione, la selezione e lo scarto della documentazione archiviata. Al fine di agevolare le operazioni di registrazione, ciascuna tipologia documentaria, oltre ad essere associata al relativo tempo di conservazione, è stata collegata al titolo e alla classe corrispondente nel Titolario di classificazione. La struttura dei primi tre livelli del Massimario, che corrispondono ai titoli e alle classi del Titolario e alle tipologie documentarie, non è soggetta a modifiche da parte delle Istituzioni scolastiche. Tuttavia, è previsto un quarto livello “libero”, in cui è concesso alle Scuole di dettagliare ulteriormente le tipologie documentarie.

 

 

Natura giuridica degli archivi scolastici

Come per gli altri Enti pubblici, anche gli archivi e i singoli documenti delle scuole sono beni culturali di per sé e sin dalla loro formazione (D. Lgs 42/2004 Codice dei beni culturali e del paesaggio, art.10 comma 2) e, in quanto tali, sono assoggettati alla disciplina del citato Codice.

Obblighi conservativi a carico degli istituti scolastici

Il Codice dei beni culturali e del paesaggio pone a carico di tutti gli Enti pubblici - e dunque anche delle scuole di ogni ordine e grado - l’obbligo di garantire la sicurezza e la conservazione dei beni culturali di loro appartenenza, tra cui gli archivi scolastici, nonché il dovere di favorirne la pubblica fruizione e la valorizzazione, fissandoli nel luogo di loro destinazione nel modo indicato dal Soprintendente archivistico (D. Lgs 42/2004, art.1 comma 3 e art. 30 commi 1 e 2), individuando perciò dei depositi che garantiscano una adeguata conservazione, salubri dal punto di vista igro-climatico e dotati dei necessari presidi di sicurezza antincendio e anti-intrusione.

I medesimi soggetti hanno altresì l’obbligo di conservare i propri archivi nella loro organicità e di ordinarli, di inventariare gli archivi storici costituiti dai documenti relativi agli affari esauriti da oltre 40 anni ed istituiti in sezioni separate, e di trasmettere copia degli inventari e dei relativi aggiornamenti alla Soprintendenza e al Ministero dell’Interno per l’accertamento dell’esistenza e della natura di atti non liberamente consultabili (D. Lgs 42/2004, art.30 comma 4 e art.125).

Qualsiasi intervento sugli archivi scolastici è dunque soggetto ad autorizzazione preventiva del Soprintendente archivistico competente sulla base di quanto disposto dall'art. 21 del D. Lgs 42/2004.

In particolare si segnala che lo scarto non autorizzato della documentazione degli archivi degli Enti pubblici costituisce reato, ai sensi della legislazione vigente.



Ultimo aggiornamento: 27/06/2022