La Direzione Generale per gli Archivi (DGA), secondo quanto indicato nei documenti della UE e previsto dal Codice dei beni culturali e del paesaggio, nell'ambito delle linee di indirizzo indicate dal Ministero della cultura (MiC), promuove e coordina le attività relative alla conservazione, tutela e valorizzazione del patrimonio archivistico nazionale e per tale motivo ha ritenuto di dover fornire ai responsabili di tale patrimonio linee specifiche d'indirizzo su un problema di estrema attualità.
Il gruppo di studio nazionale sui Rischi e le Emergenze negli Archivi (REA) ha potuto giovarsi della fondamentale collaborazione di altri soggetti quali l'Associazione Italiana dei Conservatori e Restauratori degli Archivi e delle Biblioteche (AICRAB), l'Associazione Nazionale Archivistica Italiana (ANAI) e l'Associazione SOS Archivi e Biblioteche (SOS A&B), che si adoperano per incrementare la conoscenza, la formazione, lo studio e la ricerca in tutti i campi connessi alla conservazione del patrimonio archivistico.
Il Gruppo di studio ha realizzato le Linee guida sulla prevenzione dei rischi e la reazione alle emergenze negli Archivi, un poster e una App a titolo gratuito, scaricabile sia da Google Play che da AppStore . Si veda anche l'approfondimento nella pagina La cultura è mobile del sito Mibac.
In caso di situazioni di emergenza di qualunque tipo, dopo aver posto in essere - ove possibile - quegli interventi necessari a mettere nell'immediato in sicurezza i documenti coinvolti, occorre informare immediatamente la Soprintendenza archivistica (artt. 27 e 169 D. Lgs. 42/2004), anche per le vie brevi, la quale si attiva per dare il necessario supporto tecnico-scientifico ed operativo al fine di salvaguardare il patrimonio culturale.
Allagamenti
Se l’archivio ha subito danneggiamento da acqua non c’è molto tempo per agire: gli archivi sono per lo più costituiti da materiali di origine organica e quindi velocemente deperibili una volta bagnati. Il limite di tempo normalmente indicato per reagire efficacemente all’emergenza prevenendo l’insorgere di infezioni è 48 ore, ma possono verificarsi casi di sviluppo fungino anche in tempi molto più brevi.
Nel caso l’allagamento sia parziale è necessario cercare di stabilizzare le condizioni di temperatura e di umidità relativa per rallentare le reazioni biologiche, fisiche e chimiche, rimuovendo accumuli di acqua, aprendo o chiudendo le finestre a seconda della necessità, mantenendo la circolazione d’aria in tutti gliambienti interessati.
La documentazione va estratta immediatamente dai locali interessati e trasportata in ambienti asciutti dove potrà essere stesa, asciugata mediante interfoliazione o anche con l’ausilio di impianti di ventilazione. La tempestività di queste operazioni potrà impedire danni irreparabili alla struttura del supporto cartaceo, che sarebbero ancora più gravi quando l’acqua trasportasse con sé fango o agenti inquinanti.
Per un recupero definitivo il materiale va affidato a laboratori specializzati nella disinfezione, necessaria per prevenire l’insorgere di muffe, e nel restauro.
Eventi sismici
Qualora si debbano abbandonare locali d’archivio nell’incombere di possibili scosse sismiche oppure perché, a seguito di scosse sismiche già verificatesi, i locali sono stati dichiarati inagibili e si temono crolli, occorre adottare le seguenti precauzioni:
• disarmare gli impianti antincendio a gas;
• chiudere l’impianto dell’acqua onde evitare possibili rotture di tubi, con il conseguente allagamento dei locali e danno per la documentazione;
• se l’edificio è collocato in zone in cui è interdetto l’accesso al pubblico e che sono presidiate dalle forze dell’ordine o dalla Protezione civile (per esempio le "zone rosse" di città e paesi terremotati) disattivare anche l’impianto elettrico, compreso il sistema antintrusione;
• se l’edificio non è controllato, lasciare inserito l’impianto antintrusione.
Nel caso in cui il locale in cui è conservata documentazione archivistica sia crollato o sia stato gravemente danneggiato e la documentazione sia sepolta dalle macerie, si raccomanda di proteggere il meglio possibile il materiale superstite dalle intemperie e soprattutto dalla pioggia. E' sufficiente coprire le macerie con teli di plastica o mezzi simili. Si ricorda che la documentazione d’archivio coperta da polvere, calcinacci, mattoni può essere nella maggior parte dei casi recuperata e riordinata. Molto più difficile farlo quando le carte abbiano assorbito polvere e detriti trasformati in fanghiglia.
Della presenza di archivi nell’area danneggiata vanno avvertiti il prima possibile i vigili del fuoco, le forze dell’ordine, la Soprintendenza archivistica.
