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Soprintendenza archivistica della Sardegna

Spostamento e trasferimento di sede

"Lo spostamento, anche temporaneo dei beni culturali mobili" compresi gli archivi storici e di deposito è soggetto ad autorizzazione della Soprintendenza archivistica (d.lgs 22 gen. 2004, n. 42, art. 21, c. 1, lettera b).
- Termini del procedimento: 180 gg.

Anche "Il trasferimento ad altre persone giuridiche di complessi organici di documentazione di archivi pubblici, nonché di archivi di privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione ai sensi dell'articolo 13", sia che comporti o non comporti uno spostamento, rientra tra gli interventi soggetti ad autorizzazione della Soprintendenza archivistica (d.lgs 22 gen. 2004, n. 42, art. 21, c. 1, lettera e).
La disposizione si applica anche: 
• all'affidamento a terzi dell'archivio (outsourcing)
• al trasferimento di archivi informatici ad altri soggetti giuridici, nell'ottica della conservazione permanente sia del documento sia del contesto archivistico.
- Termini del procedimento: 60 gg.

Lo spostamento degli archivi correnti non è soggetto ad autorizzazione, ma deve essere comunicato alla Soprintendenza per consentirle la funzione di vigilanza sul bene. 
Quando lo spostamento avviene in seguito al trasferimento di dimora o di sede del detentore dell'archivio, deve essere denunciato preventivamente e il Soprintendente può prescrivere misure conservative a tutela del bene (d.lgs 22 gen. 2004, n. 42, art. 21, c. 2).
- Termine del procedimento: 30 gg.

La procedura di autorizzazione allo spostamento

La richiesta di autorizzazione allo spostamento dei propri archivi storici e di deposito deve contenere gli elementi sufficienti per consentire all'organo di vigilanza, di provvedere agli adempimenti amministrativi necessari all'emanazione del provvedimento autorizzativo.

In particolare essa deve indicare: 
• luogo dove si intende spostare l'archivio 
• motivi della richiesta di spostamento 
• caratteristiche strutturali e impiantistiche dei locali destinati alla conservazione, in relazione alla sicurezza, alle norme antincendio e alla corretta conservazione dei documenti 
• elaborati grafici dei locali 
• l'elenco del materiale da trasferire con indicazione della tipologia, estremi cronologici e consistenza 
• modalità dello spostamento e polizza assicurativa a copertura dei rischi derivanti dal trasporto.

Il Soprintendente archivistico può disporre che un funzionario dell'Istituto effettui, a fini istruttori e di vigilanza, il sopralluogo nei locali destinati ad accogliere la documentazione. Sui requisiti necessari ai depositi d'archivio consultare la pagina Sedi archivistiche nella sezione Strumenti per... di questo sito.

Nel caso l'istanza di autorizzazione allo spostamento presentata dall'ente o dal privato proprietario dell'archivio, risulti incompleta, è facoltà del Soprintendente richiedere documentazione integrativa. Tali richieste interrompono i termini del procedimento. 
Il Soprintendente può prescrivere le misure da adottare affinché i locali destinati alla conservazione siano dotati dei requisiti necessari alla corretta conservazione e alla messa in sicurezza dei documenti.

A copertura dei rischi derivanti dal trasporto della documentazione dovrà essere stipulata apposita polizza assicurativa con la formula "da chiodo a chiodo".

A spostamento avvenuto, l'ente pubblico o il privato proprietario dell'archivio, dovranno darne notizia alla Soprintendenza con comunicazione a firma del responsabile dell'archivio, o del dirigente del servizio cui l'archivio afferisce. 
Con preavviso, non inferiore a cinque giorni, il Soprintendente archivistico può procedere ad una visita ispettiva ai locali in cui il materiale è stato trasferito, ai fini della verifica della conformità a quanto autorizzato.

 



Ultimo aggiornamento: 25/03/2021