Scarto

 

Attraverso l'operazione di scarto si eliminano i documenti che non hanno più una validità giuridica o amministrativa e che si ritiene non avranno rilevanza storica.

L'art. 68 del d.p.r. 28 dic. 2000, n. 445, Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (Direzione generale archivi - Servizio II, Normativa). dispone che ogni ente pubblico debba dotarsi di un piano di conservazione dei documenti e quindi di un massimario di scarto che indichi per quanto tempo si debba conservare ogni serie documentaria prodotta da ciascun ciascun ente (alcuni massimari si trovaro in Direzione generale per gli archivi, Servizio II

Lo scarto di documenti di archivi pubblici o di archivi privati dichiarati di interesse culturale è soggetta all'autorizzazione della Soprintendenza archivistica (art. 21 del Codice dei beni culturali e del paesaggio)

    

Scelta della documentazione da eliminare

Predisporre uno scarto documentario è sempre un'operazione molto delicata e anche un massimario approvato è uno strumento per sua natura generale, mentre ogni caso è particolare e come tale va valutato.

Una volta individuato ciò che  ritiene di dover scartare, l'Ente adotta una determinazione motivata di scarto della quale fa parte integrante un elenco in duplice copia (v. modello ) della documentazione di cui trattasi. L'elenco deve essere concepito nel modo più sintetico possibile, riunendo i documenti per serie omogenee ed evitando abbreviazioni, sigle, acronimi, nonché indicazioni troppo generiche del tipo "Corrispondenza varia"; "Documentazione non più utile al servizio e che non riveste alcun interesse storico"; "Atti vari"; "Personale" ecc. Le pagine dell'elenco devono essere numerate progressivamente.

L'elenco così compilato deve essere inviato con lettera di trasmissione alla Soprintendenza archivistica per la Sardegna, che, valutata corretta la proposta, concede l'autorizzazione a procedere.

 

Distruzione delle carte

Alcuni documenti, fra quelli che normalmente si scartano, contengono dati sensibili, protetti dalla vigente normativa a tutela della privacy. In tali casi il Ministero dell'Interno, su segnalazione della Soprintendenza archivistica, notifica all'ente interessato quali essi siano. Va pertanto adottata una cura particolare da parte dell'Ente per proteggerli fino in fondo. La distruzione di queste carte dovrà avvenire tramite incenerimento o riduzione in striscioline o altro metodo simile, sotto la diretta sorveglianza di un responsabile appositamente nominato dall'ente.

Un decreto regio risalente al 1930 prescriveva di cedere gratuitamente alla Croce Rossa la documentazione scartata. Da tempo, tuttavia, i Comitati Provinciali CRI dichiarano di non poter provvedere al ritiro, perciò l'Ente, ricevuta una volta per tutte la comunicazione scritta di tale rifiuto, può procedere autonomamente come meglio crede all'eliminazione.

Dell'avvenuta distruzione delle carte (o della loro consegna a terzi che si impegnano a distruggerle, sempre fatte salve le indicazioni a tutela della privacy) e dei modi nei quali essa è avvenuta o avverrà viene redatto un verbale che sarà inviato alla Soprintendenza archivistica (in caso di documenti con dati sensibili anche al Ministero dell'Interno) per la regolare conclusione della pratica.

 

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pagina creata il 16/05/2013, ultima modifica 23/11/2017