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Soprintendenza archivistica della Sardegna

Consultazione di archivi vigilati

Ai sensi dell'art. 127 del d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio, il privato proprietario, possessore o detentore a qualsiasi titolo di archivi o di singoli documenti dichiarati di interesse culturale ha l'obbligo di permettere la consultazione dei documenti allo studioso che ne faccia motivata richiesta tramite il competente Soprintendente archivistico. Le modalità di consultazione sono concordate tra lo stesso privato e il Soprintendente.

Ai sensi dello stesso articolo sono esclusi dalla consultazione: 
• i singoli documenti dichiarati di carattere riservato, relativi alla politica estera o interna dello Stato, per i quali sia stata emessa la declaratoria di riservatezza dal Ministero dell'Interno, che diventano consultabili trascorsi 50 anni dalla loro data; 
• i documenti contenenti dati sensibili e dati giudiziari, che diventano consultabili trascorsi 40 anni dalla loro data. Per "dati sensibili" si intendono i dati personali idonei a rivelare l'origine etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni a carattere religioso, filosofico, politico, sindacale. Sono dati giudiziari i dati personali idonei a rivelare l’esistenza di provvedimenti riportati nel casellario giudiziale, nell’anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato o a rivelare la qualità di imputato o indagato ai sensi degli artt. 60 e 61 del Codice di procedura penale; 
• i documenti contenenti dati personali riguardanti la salute, la vita sessuale e situazioni particolarmente riservate, che diventano consultabili trascorsi 70 anni dalla loro data.

I privati proprietari, possessori o detentori di archivi dichiarati di interesse culturale possono inoltre porre la condizione di non consultabilità per l’insieme o per una parte dei documenti compresi nell'ultimo settantennio.

L'eventuale autorizzazione alla consultazione di documenti contenenti informazioni di natura riservata o dichiarata tale è di competenza del Ministero dell'Interno, per il tramite della Soprintendenza archivistica.

La consultazione di archivi conservati presso soggetti privati prevede l’assunzione dell’obbligo, da parte dello studioso, di osservare il "Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici" (provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali del 14 mar. 2001, n.8/P/2001, ora allegato al d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196, "Codice in materia di protezione dei dati personali").

L'impegno ad osservare il Codice di deontologia e di buona condotta si estende alla consultazione di archivi privati utilizzati per scopi storici, anche quando non sia intervenuta la dichiarazione dell’interesse culturale.

 

La procedura di autorizzazione alla consultazione

Gli studiosi che desiderino consultare documenti conservati negli archivi privati dichiarati di interesse culturale possono fare domanda di autorizzazione alla consultazione indirizzando la richiesta alla Soprintendenza archivistica della Sardegna, utilizzando l'apposito modulo:

Archivi privati - formato PDF

Alla richiesta deve essere allegata la copia fotostatica fronte-retro del documento di identità indicato nella domanda.

L'istanza di autorizzazione va compilata e sottoscritta in ogni sua parte, pena il suo rigetto.
L'eventuale richiesta di integrazione di dati mancanti, da parte della Soprintendenza archivistica, interrompe la decorrenza dei termini per la conclusione del procedimento.

Entro 10 giorni dal ricevimento dell'istanza, il soprintendente archivistico invia una comunicazione al privato proprietario, possessore o detentore dell’archivio o dei singoli documenti vigilati - e, per conoscenza, allo studioso che ha presentato la domanda - contenente la descrizione dei documenti richiesti per la consultazione e l'oggetto della ricerca, con l'invito a renderli disponibili a tale fine. 
Il privato ha la possibilità di far consultare i documenti presso il luogo in cui essi sono conservati, oppure depositandoli presso l'Archivio di Stato competente per territorio o, infine, concedendone una riproduzione fotografica. 
La consultazione deve avvenire nel pieno rispetto dell’integrità dei beni e in osservanza di quanto prescritto in merito dal r.d. 2 ott. 1911, n. 1163, artt. 85, 105, 107, relativamente alle cautele da usare per evitare possibili danni ai documenti o loro dispersioni. 


Consultazione di atti riservati

Riguardo ai documenti per i quali la norma prevede limiti di consultabilità, sia nel caso di archivi pubblici sia in quello di archivi privati dichiarati di interesse culturale, lo studioso deve compilare l’apposito modulo e recapitarlo alla Soprintendenza per l’apposizione del parere, infine consegnarlo alla Prefettura competente per territorio. La decisione circa l’autorizzazione o meno alla consultazione di documenti di carattere riservato è demandata ad una apposita Commissione presso il Ministero dell’Interno.

Modulo per la consultazione di documenti riservati  
 

 



Ultimo aggiornamento: 18/10/2018