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Soprintendenza archivistica della Sardegna

Prestito per mostre ed esposizioni

Il prestito per fini espositivi di documenti appartenenti ad archivi sottoposti alla vigilanza delle Soprintendenze archivistiche (archivi e singoli documenti di enti pubblici o appartenenti a soggetti privati ma dichiarati di interesse culturale) è subordinato al rilascio di una autorizzazione (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio, artt. 48, 66, 71, 74).

L'autorizzazione rientra fra le competenze attribuite in via esclusiva al Ministero dei beni e delle attività culturali e risponde all’esigenza di garantire la sicurezza dei beni e la continuità nell’azione di tutela.

La procedura per il prestito in Italia

Quando la manifestazione si svolge in ambito nazionale, il provvedimento autorizzativo del prestito spetta alla Soprintendenza archivistica su delega del Direttore generale per gli archivi, così come previsto dal d.m. 6 lug. 2010, n. 250. Tale delega opera nel rispetto degli accordi promossi dalla Direzione generale per la valorizzazione del patrimonio culturale in base al d.p.r. 26 nov. 2007, n. 233, così come modificato dal d.p.r. 2 lug. 2009, n. 91, art. 8, comma 2, lettera c).

I soggetti che intendono prestare per fini espositivi i propri documenti vigilati (enti pubblici e proprietari, possessori o detentori di archivi dichiarati di interesse culturale) devono presentare al soprintendente archivistico, almeno 90 giorni prima dell'inizio della manifestazione, la richiesta di autorizzazione al prestito per mostre ed esposizioni. La richiesta deve contenere i seguenti elementi: 
• titolo della manifestazione, luogo, durata; 
• progetto tecnico-scientifico della mostra; 
• indicazione del responsabile della custodia dei documenti da conferire in prestito; 
• elenco dei documenti destinati all'esposizione e loro dati identificativi; 
• valore assicurativo di ogni singolo documento. L'assicurazione dei documenti deve intendersi secondo la formula “da chiodo a chiodo”. L'assicurazione può essere sostituita dall'assunzione del rischio da parte dello Stato, per le manifestazioni che si svolgano in territorio nazionale e siano promosse dal Ministero dei beni e delle attività culturali o da enti pubblici che si avvalgano del patrocinio dello Stato [circolari della Direzione generale per la valorizzazione del patrimonio culturale 7 ott. 2009, n. 2 e 22 gen. 2010, n. 2]; 
• scheda tecnica con indicazione delle condizioni climatiche e di sicurezza degli ambienti espositivi, la loro qualificazione, le condizioni di imballaggio e di trasporto dei materiali; 
• una riproduzione fotografica, anche in formato digitale, dei documenti richiesti in prestito.

La Soprintendenza archivistica, qualora valuti positivamente il progetto tecnico-scientifico della mostra e dopo essersi assicurata della sussistenza delle garanzie necessarie per la conservazione dei beni, autorizza il prestito entro il termine di 90 giorni. 
Alla chiusura della manifestazione espositiva, i proprietari, possessori o detentori dei documenti, devono comunicare alla Soprintendenza archivistica l'avvenuta restituzione degli stessi alla sede di provenienza.

La procedura per il prestito all'estero

Per ottenere l'autorizzazione all’uscita temporanea dal territorio della Repubblica di documenti vigilati per manifestazioni, mostre ed esposizioni di alto interesse culturale che si tengano all’estero, è necessario che siano garantite l'integrità e sicurezza dei beni (d.lgs. 22 gennaio 2004, n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio, art. 66).

La richiesta di autorizzazione al prestito all’estero va indirizzata dal titolare dell’archivio alla Soprintendenza archivistica, che la trasmette, corredata del proprio parere, alla Direzione generale per gli archivi. La richiesta deve contenere i seguenti elementi: 
• titolo della manifestazione, luogo, durata; 
• progetto tecnico-scientifico della mostra; 
• indicazione del responsabile della custodia dei documenti da conferire in prestito; 
• elenco dei documenti destinati all'esposizione, e i loro dati identificativi; 
• valore assicurativo di ogni singolo documento. L'assicurazione dei documenti deve intendersi secondo la formula "da chiodo a chiodo". L'assicurazione può essere sostituita dall'assunzione del rischio da parte dello Stato, per le manifestazioni che si svolgano all’estero e siano promosse dal Ministero dei beni e delle attività culturali o da enti pubblici che si avvalgano del patrocinio dello Stato (art. 71, comma 6); 
• scheda tecnica con indicazione delle condizioni climatiche e di sicurezza degli ambienti espositivi, la loro qualificazione, le condizioni di imballaggio e di trasporto dei materiali; 
• una riproduzione fotografica, anche in formato digitale, dei documenti destinati al prestito.

La Direzione generale, qualora valuti positivamente il progetto tecnico-scientifico della mostra e dopo essersi assicurata della sussistenza delle garanzie necessarie per la conservazione dei beni, autorizza il prestito entro il termine di 90 giorni. 
Il soggetto interessato è tenuto, a quel punto, a presentare una richiesta alla Soprintendenza archivistica per il rilascio di un attestato di circolazione temporanea dei beni (art. 71).

Nella richiesta, da presentare mediante la compilazione di un apposito modello messo a disposizione dall'Ufficio esportazione, devono essere indicati anche il valore dei singoli beni e i dati identificativi e anagrafici del responsabile della loro custodia all'estero.
L'ottenimento dell'attestato è subordinato all'assicurazione dei beni per il valore indicato nella richiesta e, nel caso di documenti appartenenti ad archivi privati dichiarati di interesse culturale, al versamento di una cauzione superiore del dieci per cento al valore stimato del bene. 
Entro 40 giorni dalla ricezione della richiesta, l'Ufficio esportazione, valutata la congruità del valore venale indicato, rilascia l'attestato o lo nega con parere motivato, e ne dà comunicazione all'interessato. Nell'attestato di circolazione temporanea è riportato il termine per il rientro dei beni, che non può essere superiore a 18 mesi. 
Per mostre, esposizioni ed altre manifestazioni che si tengano al di fuori dal territorio dell'Unione europea, è necessaria, in applicazione della normativa comunitaria, oltre all'attestato di circolazione temporanea, una licenza di esportazione temporanea dei documenti, rilasciata dall'Ufficio esportazione (art. 74, comma 4).

 



Ultimo aggiornamento: 07/08/2018